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Les atouts de la signature électronique
De nos jours, pour les entreprises adopter des nouveaux outils digitaux est devenu essentiel. Pour cela, la solution de signature électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser leur processus de signature de document.
Le principal avantage de ce type de signature est que l’on peut signer à distance : cela peut être très utile pour les entreprises ayant des clients ou des partenaires dans différents endroits géographiques. Par exemple, un contrat peut être signé rapidement par une personne située à l’autre bout du monde, sans que celle-ci ait à se déplacer physiquement pour le signer. La signature électronique est rapide et facile à utiliser. Elle peut être réalisée en quelques clics, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des processus de signature. Cela est particulièrement important pour les entreprises qui doivent traiter un grand nombre de document signés.
La sécurité est également un avantage clé de la signature électronique. Les technologies de cryptage modernes utilisées pour la signature électronique garantissent l’intégrité et l’authenticité du document signé. En d’autres termes, la signature électronique permet de s’assurer que le document signé n’a pas été modifié ou falsifié depuis sa signature.
Enfin, la signature électronique peut aider à réduire les coûts liés à la gestion des documents. Elle permet de supprimer les coûts d’impression, d’envoi postal, et de stockage physique des documents signés. Elle peut également aider à réduire le temps et les coûts associés à la gestion des documents papier, tels que la numérisation et la saisie manuelle des données.
Un processus de signature simple
Comment signer électroniquement un document ? Cela n’a jamais été aussi simple grace à LiveConsent.
Tout d’abord, il vous suffit de télécharger et d’insérer le document souhaité en format PDF uniquement. Par la suite, vous devez indiquer le nom de la demande mais aussi vous avez la possibilité d’insérer un message adressé aux destinataires du document.
Lors de l’entrée des cordonnées des signataires, vous pouvez indiquer si vous faites partie des signataires du document ou non. Pour entrer les coordonnées, vous devez insérer le nom, prénom, mail et numéros de téléphone des destinataires et de choisir s’ils sont considérés en tant que signataire, observateur ou validateur.
Pour terminer, il vous suffit d’intégrer les zones de signatures sur le fichier là ou vous le souhaitez. Vous avez notamment la possibilité d’ajouter des zones de paraphes et des champs de formulaire. Une fois que toutes les zones sont placées, il vous reste plus qu’à envoyer le document à vos signataires.
La signature des documents
Une fois la demande envoyée, le destinataire reçoit automatiquement un e-mail afin de pouvoir signer le document. Le mail reçu vous donnera directement accès à la plateforme LiveConsent. Le destinataire peut ainsi apercevoir l’intégrité du document et peut par la suite apposer sa signature sans avoir le besoin de se créer un compte sur notre plateforme. Le signataire peut notamment choisir de rejeter la demande tout en justifiant ce rejet.
Les documents signés à travers LiveConsent sont entièrement protégés grâce à un processus de cryptage qui permet de garantir la valeur légale du document signé numériquement. Une fois que la signature a été apposée, celle-ci ne peut être falsifiable ou modifiable.
Le suivi des demandes avec LiveConsent
La plateforme LiveConsent propose à ses utilisateurs de suivre à tout moment l’avancée des demandes de signature. Sur le tableau de bord de la plateforme, un suivi est disponible et il vous est possible d’analyser si les signatures sur document ont été apposé ou si elles sont toujours en attentes.
De plus, un système de relance automatique est mis en place par LiveConsent. En effet, tous les 5 jours, une relance est envoyée aux signataires qui n’ont pas encore apposés leurs signatures : cela représente un gain de temps considérable pour les entreprises en évitant les relances.
La réception des documents signés
Une fois que toutes les signatures ont été apposé, chaque partie reçoit une copie du document en format PDF. Pour les utilisateurs qui disposent d’un compte LiveConsent, vous avez la possibilité de stocker en toute sécurité vos documents en toute sécurité sur notre plateforme et vous pouvez les consulter à tout moment pendant une durée de 12 mois.
La signature électronique se montre comme un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent se dématérialiser, elle représente un atout considérable pour celles-ci.